A reunião que não decide custa R$14K por mes. Pelo menos.

Terça-feira, 9h. Sala Ipanema. Sete pessoas sentadas. Pauta: "alinhamento comercial". Uma hora e doze minutos depois, todo mundo sai da sala. Ninguem sabe o que ficou decidido. Ninguem sabe quem e o dono da proxima ação. A reunião seguinte, na quinta, vai comecar exatamente do mesmo ponto.

Isso acontece 4 vezes por semana na maioria das empresas que diagnosticamos. O custo? Ninguem calcula. E por isso ninguém resolve.

Vamos calcular.

A conta que ninguém faz

Pegue uma reunião semanal com 7 pessoas. Custo medio hora/executivo numa empresa de medio porte: R$147. Multiplicado por 7 pessoas, por 1h15 de reunião, por 4 semanas. Resultado: R$5.145 por mes. Numa única reunião recorrente.

Agora multiplique pelas reunioes que não decidem nada. A maioria das empresas tem pelo menos 3 dessas por semana. O número chega a R$14K, R$17K facil. E isso sem contar o custo invisivel: o tempo de preparacao que ninguém faz, o tempo de recuperacao depois (aqueles 23 minutos que o cerebro leva para voltar ao foco), e o custo de oportunidade do que essas 7 pessoas fariam se estivessem, de fato, executando.

O gestor que reclama de falta de tempo para pensar estrategia tem 6h42 por semana presas em reunioes sem pauta clara.

Reuniao sem decisão e o imposto mais caro da empresa. E todo mundo paga sem perceber.

Por que a reunião não decide

Não tem pauta com pergunta. "Alinhamento comercial" não e pauta. E titulo. Pauta e: "Vamos aprovar a meta regional do Q3 ou redistribuir entre as unidades?" Quando a reunião começa sem pergunta a ser respondida, ela termina sem resposta. Simples assim.

Gente demais na sala. O cliente que chama 11 pessoas para uma decisão que depende de 3 não esta sendo democratico. Esta diluindo responsabilidade. As 8 pessoas restantes estao la para assistir, concordar ou (pior) travar.

Ninguem anota a decisão em tempo real. A reunião termina e cada um sai com uma versao diferente do que ficou combinado. Na quinta-feira seguinte, a primeira meia hora e gasta revisitando o que deveria ter sido registrado na terca.

Não existe consequência. O combinado da reunião anterior não foi cumprido. E ninguém menciona. O ritual se repete sem checkpoint, sem cobranca, sem progresso visivel.

O problema não e reunião demais. E decisão de menos.

O ritual que substitui a cultura de reunião

Checkpoint de 15 minutos com estrutura fixa. Toda segunda, 8h45. De pe. Quatro perguntas: o que ficou decidido semana passada? O que foi executado? O que travou? O que precisa de decisão agora? Sem projetor, sem slide, sem discurso. 15 minutos. Se precisa de mais, agenda um desdobramento com quem de fato decide.

Regra do "3 ou cancela". Toda reunião precisa de: uma pergunta a ser respondida, um dono da decisão, e no maximo 4 pessoas na sala (a pessoa que decide, quem traz o dado, quem executa, e quem e impactado). Se não tem esses elementos, a reunião não acontece. Vira um email de 5 linhas ou uma mensagem no canal.

Registro em tempo real, visível para todos. A decisão e registrada durante a reunião, não depois. Quem, o que, até quando. Em 47 segundos no final da reunião, todo mundo confirma que esta lendo a mesma coisa. Parece óbvio. Quase ninguém faz.

Audite uma semana. Peca para cada gestor registrar, durante 5 dias, quantas reunioes teve, quanto tempo duraram, e em quantas saiu com uma decisão clara e um dono definido. O número assusta. Numa empresa de 200 pessoas que acompanhamos, o resultado foi: 67% das reunioes não tinham decisão registrada. 41% não tinham pauta antes de comecar. O custo estimado: R$23K por mês em tempo executivo sem retorno.

O principio

Reuniao não e trabalho. Decisao e trabalho. Se a reunião não produz decisão com dono e prazo, ela e custo puro disfarçado de produtividade.

O executivo que sai de uma reunião sem saber o que ficou decidido perdeu mais do que tempo. Perdeu R$147 da hora dele, da hora dos outros 6 na sala, e a confianca de que aquela empresa sabe o que esta fazendo.

Menos barulho, mais tração.

Quanto sua empresa gasta por mês em reunioes que não decidem nada?

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